“Der Abstimmungsaufwand ist durch die Pandemie mehr denn je. Wir müssen noch mehr E-Mails schreiben als vorher und dann auch noch telefonieren, weil die E-Mails nicht verstanden werden”. So klagte eine Teilnehmerin in der Pause meines ersten Präsenzseminars nach dem Shutdown. Auch ich hatte in den letzten Wochen immer wieder E-Mails in meinem Posteingang, die ein großes Fragezeichen vor meinem geistigen Auge entstehen ließen. Was will die Person von mir?

Durch Covid 19 wurde viel Kommunikation vom persönlichen Gespräch auf das E-Mail verschoben. Doch wenn das E-Mail nicht strukturiert oder nur schnell zwischen Home Schooling und Kundentelefonat geschrieben wurde, kann es schon passieren, das nur die halben Infos im Mail standen. Wenn dann nochmals nachgefragt werden muss oder telefoniert werden muss, um den Inhalt zu verstehen, ist es der doppelte Aufwand.

Daher macht es Sinn, sich vor dem E-Mail schreiben ein paar Gedanken zu machen.

Denken vor dem Schreiben

Bevor du also schnell ein E-Mail schreibst, überlege kurz:

Weshalb schreibe ich das E-Mail?
Welche Infos braucht mein:e Empfänger:in? Welchen Wissensstand kann ich voraussetzen, welche Infos muss ich geben, damit der Inhalt klar ist?
Was soll der Empfänger/die Empfängerin nach dem Lesen des E-Mails konkret TUN? Mir etwas schicken? Was genau?
Schreibe konkret was wie zu tun ist. Also statt: “Schicken Sie mir die Unterlagen schnellstmöglich” schreib: “Bitte schicken Sie die ausgefüllte Excel-Liste bis zum DATUM”.
Vor allem bei komplexeren Themen und Inhalten macht es daher Sinn sich vorher ein paar Stichworte zu machen, damit du dann beim Schreiben keinen Inhalt vergiss. Denn wenn du im Vorfeld die paar Minuten für deine Stichworte investierst, schreibst du ein pointiertes E-Mail, das weniger Nachfrage verursacht.

Eine gutes Struktur finden

Deine Notizen helfen dir auch zu überlegen, in welcher Reihenfolge du deinem Empfänger/deiner Empfängerin Inhalte präsentierst, damit sie dir gut folgen können. Eine guter Leitfaden für die Struktur können folgende Fragen sein:

Was ist Ausgangssituation?
Was ist das Ziel?
Was erwarte ich vom Leser/der Leserin?

Einfach schreiben

Mir hilft bei komplexen Themen immer die Frage: Wie würde ich das einem Kind erklären? Wenn du versuchst deinen Inhalt so einfach zu schreiben, dass es auch ein Kind oder Laie in dem Gebiet verstehen würde, kannst du sicher sein, dass sie verstanden werden. Ich höre im Seminar immer wieder als Gegenargument: “Ich kann ja nicht so einfach schreiben, mein Leser glaubt sonst ich halte ihn für blöd”. Ich behaupte das Gegenteil ist der Fall: Dein:e Leser:in wird dir dankbar sein, dass sie/er rasch versteht, worauf du hinaus willst. Ein kompliziert formulierter Text braucht immer mehr Zeit und Aufmerksamkeit als ein einfach geschriebener Text.

Gerade Manager:innen und Geschäftsführer:innen brauchen einfach und klar formulierte E-Mails um rasch Entscheidungen treffen zu können. Für solche hierarchisch höher stehende Menschen trauen sich aber viele nicht einfach zu schreiben. Doch häufig sind diese Personen fachlich nie so im Details mit dem Thema vertraut, und müssen es auch nicht sein, sodaß sie etwas mit komplizierten Texten anfangen können. Das hat nichts damit zu tun, dass Manager:innen zu blöd sind ein kompliziertes E-Mail zu verstehen – sie haben schlicht nicht die Zeit sich mit einem ausschweifenden Text zu befassen. E-Mails sind ohnehin Zeitfresser Nr. 1. Also mache keine Doktorarbeit aus deinem E-Mail nur um deine Leser:innen zu zeigen wie klug du bist.

Lesen vor dem Senden

Bevor du dein E-Mail verschickst,  lies es als letzten Check nochmals durch und frage dich selbst: Was denke ich mir, wenn ich dieses Mail bekomme? Versuche dich beim Lesen in deine Empfänger zu versetzen und überlege ob klar ist, worauf du hinaus will. Bei der Gelegenheit kannst du auch den einen oder anderen Tippfehler, der sich vielleicht eingeschlichen hat, korrigieren.

In diesem Sinne:
Keep on writing!